Bruk av informasjonskapsler

Postkom.no benytter som de fleste andre nettsteder informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler er små programmer som blir liggende igjen på datamaskinen din for at tjenesten vår skal virke best mulig for deg som medlem. Dette medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg. Ingen av disse programmene registrerer eller lagrer noen form for informasjon om deg som person.  Alle data er Postkoms eiendom. Postkoms nettsted driftes av LO Media.

Personvernerklæring

Personvernerklæringen beskriver hvordan Postkom ivaretar personvernet ditt som medlem   og bruker av tjenester der Postkom registrerer personopplysninger om deg.

Formål og grunnlag

Medlemmer

Postkom behandler personopplysninger om medlemmene for å oppfylle forpliktelsen forbundet har til å sikre medlemmenes rettigheter, i tråd med Postkoms vedtekter og tariffavtalene som Postkom har inngått med medlemmenes arbeidsgivere og deres arbeidsgiverorganisasjoner.

Vedtektene er en gjensidig forpliktende avtale mellom Postkom og medlemmene som inngås ved tegning av medlemskap. Tariffavtaler inngås mellom Postkom og arbeidsgivere for å sikre medlemmenes rettigheter som arbeidstakere.

Som hovedregel utgjør vedtektene og tariffavtalene Postkoms rettslige grunnlag for behandling av personopplysninger om medlemmer, tidligere medlemmer og personer som har søkt om medlemskap.

Postkoms behandlingsansvar

Postkom sentralt er behandlingsansvarlig for personopplysninger i alle Postkoms organisasjonsledd.

Behandling av personopplysninger

Som hovedregel blir alle personopplysninger som registreres om medlemmer arkivert så lenge det er behov for dem.

Medlemskap registreres og forvaltes i medlemssystemet Compendia.

Som del av medlemsforvaltningen registreres i hovedsak opplysninger om:

  • Navn
  • Fødsels- og personnummer
  • Fagforeningstilhørlighet og datoer for innmelding og utmelding
  • Kontaktinformasjon, herunder bostedsadresse, postadresse, telefonnummer og e-postadresse
  • Arbeidsforhold
  • Tillitsverv
  • Inn- og utbetalinger
  • Medlemsfordeler/forsikringer
  • Deltakelse på arrangement og kurs
  • Stipender
  • Feriehjem/hyttebooking

Opplysningene innhentes fra medlemmene selv, medlemmenes arbeidsgivere, samt offentlig tilgjengelige registre.

Compendia AS er ansvarlig for teknisk drift av vårt medlemsregisteret og hyttebookingsystemet.  

I medlemsregistret ligger også betalingshistorikk over kontingent, eventuelle andre betalinger og historikk over endringer i medlemsprofilen.

Ved utmelding registreres utmeldingsdato og utmeldingsgrunn. Utmeldingskategoriene vi registrerer er: At man er utmeldt, om man har meldt overgang til annet LO-forbund, utmeldt til forbund utenfor LO, strøket (ved manglende betaling) eller død.

Alle som ønsker kan kontakte Postkom for å undersøke om vi har, og eventuelt hva slags personopplysninger vi har lagret.

Tilgang til medlemsregisteret er nivåstyrt. Et begrenset antall ansatte sentralt har tilgang til hele medlemsregisteret. De sentrale ansattes tilgang brukes i hovedsak for å bistå lokale tillitsvalgte, svare på spørsmål fra medlemmer og holde oversikt over kontingentinnbetaling, samt til å hente ut overordnet statistikk.

Noen sentrale tillitsvalgte i Postkoms kretser har begrenset tilgang til medlemsregisteret og kan kun se sine egne medlemmer i kretsen. De kan ikke endre opplysninger. De har tilgang til navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsdato, medlemsstatus, medlemsnummer, innmeldingsdatoer, tillitsverv, reservasjoner fra medlemsfordeler og utmelding. Innloggingen skjer via totrinn: brukernavn/passord og sms på mobilen.

Kontingenttrekk

Medlemmer som er omfattet av en tariffavtale betaler normalt kontingent gjennom lønnstrekk. For at arbeidsgiver skal kunne trekke riktig kontingent, overfører Postkom opplysninger om medlemskapet til arbeidsgiveren, herunder navn, fødsels- og personnummer.

Arbeidsgiverne leverer lister til Postkom over hvilke medlemmer som har blitt trukket kontingent, med opplysninger om navn, fødsels- og personnummer eller fødselsdato, beløp som har blitt trukket og opplysninger om avvik ved manglende trekk.

Alle e-poster og filer som sendes mellom epost-serverne til arbeidsgivers lønnskjører og Postkom er kryptert (tvungen TLS-kobling). Mindre trekkbedrifter/arbeidsgivere sender dokumentasjon pr papirpost.

Innmelding og utmelding

Innmelding i Postkom behandles gjennom innmeldingsskjema på nett og på papirblanketter. Disse behandles av Postkom sentralt.

Utmelding av Postkom skjer skriftlig til Postkom sentralt ved forbundskontoret.

Overføring av medlemskap

Overføring av medlemskap mellom Postkom og andre LO-forbund gjennomføres i tråd med gjeldende praksis innen LO.

Adressevask

For å sikre at de registrerte adresser er mest mulig oppdaterte benyttes EA i samarbeid med Posten/Bring og LO Media.

Kommunikasjon og masseutsendinger

Postkom sender ut e-post, SMS og brev til både medlemmer og andre i forbindelse med blant annet tariffoppgjør, informasjonstiltak, fakturering og kampanjer.

Til kommunikasjon og masseutsendinger benytter Postkom:

  • Compendia AS
  • Posten Norge AS
  • Adressering & Konvoluttering AS

Henvendelser på e-post behandles i terminalserverløsningen som driftes av LO Media.

Min side. Innmelding. Feriehjem

På Min side kan medlemmer endre sin profil. Brukere som benytter tjenestene Min side, Innmeldingsskjema og Postkoms feriehjem blir ledet til en sikker administrasjon av Compendia AS. 

Det rettslige grunnlaget for lagringen er en interesseavveining av hensyn til å gjennomføre sikker autentisering av brukere, og lovkrav til å sikre innloggingssystemet mot misbruk for å ivareta informasjonssikkerheten.

Uravstemninger

I forbindelse med etablering og reforhandling av tariffavtaler og andre sentrale avtaler, gjennomfører Postkom uravstemninger blant alle medlemmene som er omfattet av avtalen. For å sikre avstemningenes integritet og etterprøvbarhet lagres navn til de som har stemt. Informasjonen makuleres normalt innen 30 dager etter at avstemningsresultatet er godkjent.

Kurs og arrangementer

I forbindelse med kurs og arrangementer registreres deltakernes navn, arbeidssted, kontaktopplysninger, preferanser og andre opplysninger som er nødvendige i forbindelse med arrangementet. Opplysningene innhentes fra deltakerne selv ved påmelding, vanligvis pr e-post.

For deltakere på arrangementer som ikke er medlemmer, er det rettslige grunnlaget for behandlingen avtalen som inngås ved påmelding.

Reiseregning og utlegg

Reiseregninger og utlegg registreres og behandles i systemet Huldt & Lillevik av Postkom sentralt. Support er ved Visma.

I forbindelse med behandling av reiseregninger registreres navn, fødsels- og personnummer, kontaktopplysninger, kontonummer og opplysninger om reise, opphold og utgifter som er nødvendig for å behandle reiseregningen eller utlegget. Opplysningene innhentes fra den som har gjennomført reisen eller som står for utlegget som søkes refundert, og lagres i minst 5 år i henhold til lovkrav (bokføringsloven).

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i forbindelse med reiseregninger og utlegg er i utgangspunktet samtykke fra den som sender inn skjemaet. Når reiseregninger og utlegg er ferdig utfylt og sendt inn, er bokføringsloven Postkoms rettslige grunnlag for behandlingen.

Stipend

Søknad om stipend og behandling av stipendsøknader behandles manuelt, sentralt i Postkom.

I forbindelse med stipendsøknader registreres navn, medlemsnummer, kontaktopplysninger, kontonummer, opplysninger om hvorvidt arbeidsgiver eller andre dekker deler av utgiftene, og opplysninger om kurset eller utdanningen som det søkes stipend for. Formålet og grunnlaget for registreringen er å behandle stipendsøknader i henhold til gjeldende regler for stipend i Postkom. Opplysningene innhentes fra medlemmene som selv fyller ut søknaden.

Spørreundersøkelser

Postkom gjennomfører spørreundersøkelser blant medlemmene for å innhente innsikt og innspill. Til spørreundersøkelser benyttes Norgesbarometeret og Opinion AS.  De fleste spørreundersøkelsene gjennomføres anonymt og dermed uten behandling av personopplysninger. I tilfeller der det innhentes personopplysninger, er behandlingen regulert i en databehandleravtale med leverandøren. Personopplysningene blir slettet når formålet med undersøkelsen er oppnådd.

Tilknyttede og samarbeidende organisasjoner – LO

Postkom er tilsluttet hovedsammenslutningen LO og samarbeider med andre organisasjoner innad i LO for å ivareta medlemmenes interesser og oppfylle Postkoms og LOs formål.

Bevaringsverdige opplysninger blir overlevert til Arbeiderbevegelsens arkiv og arkivert på ubestemt tid. Dette gjelder protokoller fra lands-, landsstyre- og forbundsstyremøter, vedtekter, årsrapporter og lignende

LOfavør

Fordelsprogrammet LOfavør eies av LO og alle LO-forbundene, og driftes gjennom LOfavør AS. LOfavør er en del av medlemskapet i Postkom. Gjennom medlemskapet får du tilgang til både kollektive forsikringer og andre forsikringsordninger i fordelsprogrammet. LOfavør vil på vegne av LO og LO-forbundene sende deg informasjon om dine kollektive avtaler, individuelle fordeler og hvordan du kan ta i bruk fordelsprogrammet som medlem.

Se LOfavørs personvernerklæring på deres nettside for mer informasjon om hvordan LOfavør behandler personopplysninger.

Sikkerhetstiltak

Postkom har etablert rutiner for å beskytte integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet i forbindelse med behandling av personopplysninger.

Det stilles krav om tilfredsstillende informasjonssikkerhet hos samarbeidende organisasjoner og leverandører som behandler personopplysninger på vegne av Postkom.

Dine rettigheter

Forbundet ved forbundsleder er behandlingsansvarlig og har overordnet ansvar for personvern hos Postkom.

Du har rett til innsyn i opplysningene som Postkom har lagret om deg. Dersom Postkom har registrert uriktige eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få opplysningene rettet eller supplert. Dersom Postkom har registrert opplysninger som det ikke er behandlingsgrunnlag for, har du rett til å få opplysningene slettet.

I tillegg til å kontakte oss, har man ved klager også rett til å kontakte Datatilsynet. Du finner mer informasjon om hvordan klage på Datatilsynets nettsider.

Krav om innsyn, retting og sletting besvares senest innen 30 dager.

Kontakt oss

E-post: postkom@postkom.no
Telefon: 23 06 83 83 (tast 1)
Postadresse: Møllergata 10, 0179 Oslo